A partir de la puesta en funcionamiento del sistema de estantería abierta en 1998, todos los años durante las últimas dos semanas de diciembre y las dos primeras de enero se realiza el inventario del material al cual los usuarios tienen acceso libre.
El objetivo general de la realización de un inventario es poder verificar la presencia del total de libros que componen el fondo bibliográfico de la biblioteca. De este modo, se convierte en una de las tareas primordiales que se realizan para resguardar su patrimonio y gestionar la información existente. El sistema de inventario se realiza con el fin de recuperar los libros no devueltos en el tiempo establecido en el momento del préstamo, a través de una serie de etapas que van desde los llamados telefónicos hasta instancias judiciales, mediante la aplicación del reglamento de la institución y el Código Penal.
Los pasos del inventario…
La realización del inventario comienza con la interrupción de la circulación interna de libros entre los distintos sectores para evitar diferencias en el resultado final del mismo. En una segunda instancia, se elabora el listado del material bibliográfico de las estanterías que se procederán a controlar, en esta oportunidad las de Zona Rápida y Sala Lugones. El listado del material bibliográfico posee tres campos: la signatura topográfica (la ubicación del libro en el estante), el título y el número de inventario.
Antes de iniciar la tarea de control, se ordena en detalle cada uno de los libros. De esta forma, la tarea de control es más rápida y permite detectar errores en la base de datos, se encuentran libros que quedaron en el fondo de las estanterías o mal ordenados, agilizando así el inventario. El proceso se realiza tildando en el listado los libros que se encuentran en los estantes y marcando los faltantes.
Aquellos libros que difieren de los datos del listado que no tienen tejuelos o código de barras, se retiran del estante para ser revisados y arreglados por Procesos Técnicos. Los libros que se encuentran muy deteriorados se envían al área de Restauración para ponerlos en condiciones.
Al finalizar el tildado se hace un control con los registros de circulación interna, de encuadernación y con los de usuarios morosos. Por último, se elabora un informe final con el detalle de los faltantes agrupados por signatura y se realizan informes estadísticos; comparando con inventarios anteriores.
Inventario 2006 en la BNM
Desde el pasado 21 de diciembre de 2006 y hasta el 19 de enero del corriente, el personal de la Sala de Lectura de la BNM se abocó a la tarea de realizar el inventario del fondo bibliográfico correspondiente al año 2006. Durante tres semanas, y con la colaboración de personal de todas las áreas de la BNM, se procedió de acuerdo a los pasos indicados más arriba.
Cabe recordar que desde principios de 2006, la BNM comenzó a aplicar la metodología Six Sigma al área de seguridad y control del fondo bibliográfico de la Sala de Lectura, Sala Lugones y Sala Americana, siendo el objetivo principal de este proyecto reducir la desaparición y hurto de los libros en dichas salas.
En Junio de 2006 se realizó un control de inventario parcial y los resultados arrojados fueron muy positivos. De este modo, las tareas de inventario realizadas en diciembre pasado y enero del corriente, constituyen el primer control de inventario total que se realiza en la BNM desde que se implementó la mencionada metodología Six Sigma, por lo cual, a juzgar por la experiencia de junio pasado, se esperan resultados favorables.
Personal de Sala de Lectura
Hola me podrían facilitar como debe ser la planilla porque nos dice que nos falta algo y estamos investigando gracias.
Hola, Lorena. En la BNM usamos una planilla sencilla. Ubicación del libro, autor, título y número de invnetario. Un cordial saludo
Hemos realizado el inventario de nuestra Biblioteca, y nos aparecen una gran cantidad de libros faltantes sin justificación alguna. Nuestro software bibliográfico es Siabuc, por medio del cual podemos generar reporar historico de prestanos, donde vemos que la mayor cantidad de faltantes corresponden a los años 2007 hacia atrás. Si alguien ha tenido un caso de estos nos puede orientar como justificar estas pérdidas?
Interesante, breve, conciso, claro su informe. Es la primera vez que hago un inventario. Le agradezco mucho su información. Cualquier información para el servicio de biblioteca la agradeceré.
Gladys Armenta P.
trabajo como bibliotecario en un colegio grande de tunja, el flujo de prestamo es alto y variable con estanteria en deposito. los alumnos no se carnetizan, a veces dejan sus trarjetas de identificacion, cedulas, pases etc y se llevan el libro para los salones de clase. en muchas oportunidades se han retirado de la institucion debiendo materiales que estan a mi cargo en inventario….que se ha ce, en que partes del codigo penal estan las sanciones, los libros los debo reponer yo? que hacemos por favor. gracias.
quisiera que me proporcionaran informacion de como hacer un inventario
con siabuc, pero no se como hacer para que este no sea de forma manual si no con el lector de codigo de barras.
por favor seria de mucha ayuda su colaboracion.
esta bien lo que publican, pero quisiera que informaran algunas de las fases de los inventarios.
Actualmente estamos en proceso de levantamiento del inventario de nuestra biblioteca, y aunque he buscado información que me indique el porcentaje de libros perdidos en otras bibliotecas, no he tenido suerte. Sería bueno conocer si algún bibliotecario tiene esta información, al menos que compartan los resultados obtenidos en sus propias bibliotecas. Gracias y saludos
Soy bibliotecaria en una escuela donde atiendo chicos de primaria, ESB y Polimodal y con tanto movimiento no puedo dedicarme a la tarea de inventariar y catalogar, gracias que puedo ir reparando los libros que se rompen (tapas, hojas), forrar libros. Quisiera que me den algunas ideas para mi mejor organización. Desde ya muchas gracias. Marta.
Me acoplo a los comentarios de mis colegas, sería interesante que se publiquen ideas, estrategias para la recuperación del material prestado. Gracias. Saludos
Resulta muy interesante vuestra labor, sería de suma ayuda, recibir alguna información con referencia al seguimiento y monitoreo de los libros que salen de biblioteca, pues los bibliotecarios no pueden lograr que los alumnos y docentes devuelvan algunos textos prestados, esto en algunas de las escuelas en las que trabajo. Siempre es bueno contar con la experiencia y organización de los idóneos, gracias.
Los felicito por vuestra tarea.
Saludo Atte.
Me parece muy buena su labor para controlar el inventario de su fondo bibliográfico…me encantaría recibir algunas ideas para recuperar libros préstados…manejo un fondo bibliográfico de 340 libros en su mayoría de derecho y me gustaría optimizar el servicio de préstamos…muchas gracias y continúen así.