La metodología Six Sigma apunta a reducir un problema determinado, identificando y controlando las variables que intervienen dentro del entorno donde se encuentra. Esta metodología se compone de las siguientes etapas: Definición del problema, Medición, Análisis de la información, mejora y control. Luego de completar la totalidad de las fases, se monitorea su comportamiento para disminuir el problema planteado.
Desde el mes de marzo de este año se están realizando tres proyectos para aplicar la metodología Six Sigma en la Biblioteca: “Optimización en los procesos internos de transferencias y rendiciones de fondos a las unidades de información” en el área de Administración y “Mejora en el control del registro de existencias en el inventario” y “control de la circulación interna” en el área de Procesos Técnicos.
En la primera etapa, de definición, se detallaron los alcances y límites de los proyectos, se seleccionaron los integrantes de los equipos y las funciones a cumplir.
En la segunda etapa, de medición, se establecieron mapas de los procesos donde se enmarcaban los problemas. Se realizó la matriz de Causa y Efecto, en la cual se califica cada actividad (”X”) descripta en los mapas según su incidencia en el problema planteado y en las variables que éste afecta. Las actividades mejor calificadas continúan a las siguientes etapas.
En la tercer etapa, de análisis, se examinaron las variables que impactaban en el proceso y se priorizaron, además de verificar y establecer los controles. Este análisis se realiza a través de la matriz a prueba de fallos (FMEA). Se efectuó, además, el estudio Multi vari, cuyo objetivo primordial es analizar el comportamiento de las variables priorizadas en la matriz FMEA. En este análisis se verifica la presencia de datos históricos existentes de cada variable para comparar numéricamente el impacto de cada variable con el problema planteado.
En la cuarta etapa, de mejora, se desglosaron las actividades en acciones mediante el diagrama de flujo y se identificaron los responsables de cada acción. De esta manera, se revisan detalladamente los procesos y se visualizan posibles mejoras.
Avance de los proyectos:
Ambos proyectos llevados a cabo en el área de Procesos Técnicos han completado la cuarta etapa y actualmente se está trabajando en la última etapa de la metodología.
El equipo conformado para el proyecto en el área de Administración sufrió algunos cambios en cuanto a sus integrantes, se realizó la inducción correspondiente para continuar el proyecto exitosamente y se está trabajando para completar la última instancia de la tercer etapa para luego pasar a la cuarta.
Valeria Andrada