Desde el mes de marzo, se están realizando tres proyectos para aplicar la metodología Six Sigma en la Biblioteca Nacional de Maestros: “Optimización en los procesos internos de transferencias y rendiciones de fondos a las unidades de información” en el área de administración y “Mejora en el control del registro de existencias en el inventario” y “control de la circulación interna” en el área de Procesos Técnicos.
En la primera etapa, de definición, se detallaron los alcances y límites de los proyectos, se seleccionaron los integrantes de los equipos y las funciones a cumplir.
En la segunda etapa, de medición, se establecieron mapas de los procesos donde se enmarcaban los problemas. Se realizó además la matriz de Causa y Efecto, en la cual se califica cada actividad (”X”) descripta en los mapas según su incidencia en el problema planteado y en las variables que éste afecta. Las actividades mejor calificadas continúan a las siguientes etapas.
En este momento, dos proyectos se encuentran transitando la tercer etapa, de análisis. Para ello, se examinaron las variables que impactaban en el proceso y se priorizaron, además de verificar y establecer los controles. Este análisis se realiza a través de la matriz a prueba de fallos (Failure Mode and Effects Análisis – FMEA). Se efectuó también el estudio Multi vari, cuyo objetivo primordial es analizar el comportamiento de las variables priorizadas en la matriz FMEA mediante herramientas estadísticas. En este análisis se verifica la existencia de datos históricos de cada variable para comparar numéricamente el impacto de cada variable con el problema planteado.
Ambos proyectos llevados a cabo en el área de Procesos Técnicos avanzaron a la cuarta etapa, de mejora, se desglosaron las actividades en acciones mediante el diagrama de flujo y se identificaron los responsables de cada acción. De esta manera se revisan detalladamente los procesos y se visualizan posibles mejoras. Además, el equipo está trabajando para continuar con la siguiente y última etapa.
El equipo conformado para el proyecto en el área de Administración sufrió algunos cambios en cuanto a sus integrantes, por lo tanto, se realizó la inducción correspondiente para continuar el proyecto exitosamente.
Valeria Andrada