Gestión de fondos: descarte, cuarta parte

El siguiente paso en la actividad de descarte consiste en analizar los medios con los que se disponen para realizar esta tarea.

Para su inicio debemos considerar:

• recurso humano: conformado por todas aquellas personas que realizan la actividad: el director del establecimiento, los administrativos involucrados en el control de fondos y/o reportes administrativos y de apoyo, además del o los bibliotecario/s interiorizado/s. Serán quienes de acuerdo a los criterios decidan los recursos que serán objeto de la selección negativa.
• entorno físico: consiste en determinar donde se realizará el descarte; si se cerrará o no la biblioteca por unos días para trabajar con mayor comodidad; donde irán ubicadas las cajas con el material que se descartó y que está a la espera de ser enviado a otra institución. Además, se debe tener planificada la gestión del espacio que quedará disponible a raíz del descarte.

Ahora pasamos a seleccionar los fondos que serán sometidos a revisión. Para esto es necesario recordar los objetivos del descarte y, en base a estos, iniciar el proceso de revisión.

Recordemos que se pueden distinguir tres tipos de criterios: de contenido, físicos y de funcionalidad. En cualquiera de estos tres casos,  es conveniente aplicar una interpretación objetiva de las necesidades informativas y de desarrollo de cada biblioteca. Es importante destacar que estos criterios son flexibles ya que siempre existe la posibilidad de que un determinado material sea considerado desde una perspectiva histórica

Criterios de contenido

• Obsoleto o no actualizado: Se trata de obras cuyo contenido ha perdido vigencia y que ha dejado de tener una utilidad actual. Es muy importante tener en cuenta que determinar si algo es obsoleto no tiene que ver necesariamente con la cantidad de años en uso sino en el contenido propiamente dicho. Por ejemplo, en el caso de las estadísticas, el último año no necesariamente invalida los años anteriores que pasarían a ser desactualizadas pero si la biblioteca tiene un proyecto de investigación sobre determinados indicadores, el conservarlas como fondo histórico o para fines de archivo histórico, será importante.
• Folletería: contiene información efímera y prescindible y que la biblioteca deberá evaluar y decidir su pertinencia y permanencia.
• Números únicos o descontinuados de publicaciones periódicas: dado que la importancia de las revistas radica en el contenido actualizado que brinda sobre una temática específica y en la unidad temática que va generando a lo largo de su existencia, considerar la permanencia de números sueltos en el biblioteca dependerá del uso que se le de a los mismos.
• Poca consulta: este criterio es el que requiere de mayor atención debido a que el retiro de estas obras solo podrá hacerse cuando no afecten el equilibrio temático de la colección o limite la propuesta de lectura que la biblioteca busca promover. En este punto, es el bibliotecario quién a través de su contacto diario con el usuario y la consulta permanente a las planillas de préstamos, deberá determinar si se descarta o no. En estos casos se destacan las obras de alta especialización que si bien manejan información que pertenece a la temática de la biblioteca, lo hacen desde un nivel complejo lo que lo califica para una biblioteca especializada, dentro de estoas tenemos también las obras en otros idiomas.
• Temáticas ajenas a los objetivos de la biblioteca: las obras cuyo contenido no corresponde a las necesidades informativas y de lectura de la mayoría de los usuarios que asisten a la biblioteca y por ende nunca son consultadas.

Criterios físicos y ambientales

Esta categoría esta dividida en dos grandes grupos:

• los que se descartan por el exceso de uso y resulta imposible su reparación como: materiales mutilados, desencuadernados, anillados y con hojas desprendidas, rayados, sucios y estropeados.
• materiales deteriorados por agentes externos como hongos, humedad, insectos, roedores o mal almacenamiento por largos periodos de tiempo.

Criterios de funcionalidad en el servicio

• Exceso de ejemplares: cuando el número de ejemplares excede las necesidades de la biblioteca. En general, se recomienda un promedio de tres ejemplares, salvo aquellos manuales o textos de préstamo áulico.

Es conveniente repasar estos criterios y siempre tener presente que ante la duda de descartar, expurgar o seleccionar negativamente algún recurso bibliográfico, es mejor conservarlo, dado que el tiempo y la practica de descarte nos puede aportar otros criterios o miradas nuevas sobre los fondos a evaluar.