La Biblioteca Nacional de Maestros viene implementando conjuntamente con la empresa 3M, el proyecto de Six Sigma de “Reducción de pérdidas y hurto de libros”, con el objetivo de resguardar el patrimonio de la BNM.

El mismo ha sido identificado como Caso Modelo (Best Practices) en la “Convención Latinoamericana de Safety and Security” y será implementado en otros países de la región.

Este proyecto se viene desarrollando desde septiembre de 2005 en el marco de una iniciativa público-privada que redunda en un beneficio mutuo en términos de transferencia de tecnologías institucionales, innovación tecnológica y calidad organizacional.

Six Sigma

Six Sigma es una estrategia usada por las compañías para mejorar los procesos de toda la organización.

Requiere que las empresas orienten sus acciones al usuario, basando las actividades en las necesidades del mismo y midiendo su éxito según el nivel de satisfacción alcanzado.

El objetivo principal de Six Sigma es lograr un desempeño perfecto, cero defectos, donde lo que se entiende por defectos es cualquier cosa que ocasione la insatisfacción del cliente.

Muchas empresas operan actualmente entre el nivel 4 de sigma (6.200 defectos por millón) y el nivel 3 de sigma (67.000 defectos por millón), una empresa que opera al nivel 6 de sigma presenta sólo 3 o 4 defectos por cada millón de oportunidades.

La metodología se concreta en los pasos siguientes:

1. Definir el problema: en esta fase debe realizarse un diagnóstico de la situación actual, justificación y alcance del estudio.

2. Medir: se refiere a tomar datos para validar y cuantificar el problema o la oportunidad, lo que permite y facilita identificar las causas reales del problema.

3. Analizar: nos permite descubrir la causa raíz. Para ello se hará uso de las distintas herramientas de gestión de calidad.

4. Controlar: se requiere verificar o corroborar los resultados de las mejoras realizadas. Se deben definir indicadores que permitan visualizar la evolución del proyecto y tomar acciones correctivas sobre la marcha.

Comienzos del proyecto en la BNM

Con el objetivo de profundizar el conocimiento y aplicación de herramientas que permitan optimizar la gestión de calidad en la BNM, la institución se contactó con el Sr. Diego Pérez Monsalvo, gerente de Marketing y Ventas de SSD- 3M, de la empresa 3M Argentina, pionera en la aplicación de Six Sigma en nuestro país: metodología que pone el acento en lograr la excelencia de los procesos, siempre que se puedan medir, para lograr beneficios sostenibles e impacto en los resultados.

A fines de agosto se concretó la primera reunión en la BNM donde estuvieron presentes: la coordinadora de marketing de la empresa, María Florencia Surraco y por la BNM las licenciadas Graciela Perrone, Silvia Mei , Graciela Rodríguez y Adriana Redondo. En la misma se acordó emprender acciones de capacitación.

En septiembre se llevó a cabo una reunión de sensibilización con la Ing. Karina Jiménez, Black Belt del programa, asignada a liderar desde 3M el proyecto de la BNM.

En la primera fase de definición se detalló el alcance y los límites del proyecto, se definieron los defectos, se seleccionaron los líderes y las funciones que debe cumplir el equipo además de estimar el impacto económico aproximado que traerá aparejado.

El proyecto tiene como objetivo el resguardo del patrimonio de la BNM, fijando como límite los ejemplares que se encuentran a disposición de los usuarios en Sala de Lectura, Sala Lugones y Sala Americana.

La BNM conformó un equipo liderado por la Lic. Graciela Perrone en el puesto de Champion (campeón) y Black Belt (cinturón negro), seguida por la Lic. Silvia Mei como Proyect Leader (guía del proyecto), Fernando López como Process Owner (dueño del proceso) y Graciela Rodríguez, Valeria Andrada, Gabriel Rodríguez y Eugenia Dimattia responsables de llevar a cabo las actividades necesarias para tener éxito en el proyecto. El equipo realiza una capacitación semanal a cargo de la Ing. Karina Jiménez (Black Belt Six Sigma) y María Florencia Surraco (Coord de Marketing Security System Division) en la empresa 3M sita en Puerto Madero.

En un segundo estadio del proyecto, el proceso de medición, se establecieron mapas de proceso, y se identificaron entradas y salidas, además de realizarse el diagrama de Causa y Efecto.

Actualmente, la BNM se encuentra transitando el tercer estadio de los cinco que componen el proceso en análisis: “Control de la circulación de libros”. En esta 3º etapa de análisis de la información, se examinan las variables que impactan en el proceso y se priorizan, además de verificar y establecer los controles.

Este análisis se realiza a través de la matriz a prueba de fallos (Failure Mode and Effects Análisis - FMEA). Por medio de la misma se seleccionan variables críticas del proceso, se verifica de qué modo pueden fallar y se les asigna un peso relativo a cada una ellas con el objetivo de priorizar las variables de mayor impacto en el proceso.

Además se ha comenzado a realizar el estudio Multivariable, cuyo objetivo primordial es analizar el comportamiento de las variables más importantes mediante herramientas estadísticas.