En esta sección los invitamos a vivir por unos segundos junto a nosotros, a través de la metodología de historias de aprendizaje, cómo se trabaja en equipo en la BNM.

Integrantes:

Graciela Perrone

Silvia Mei

Juan Escasena

Un nuevo procedimiento

La BNM viene trabajando en la mejora continua de sus procesos desde hace varios años. Siguiendo esta política se han implementado nuevos procedimientos en el área de la Coordinación de Administración.

A partir de marzo de 2005, Juan Escasena, nuevo integrante de la BNM en esa área, comenzó a trabajar en el desarrollo de una planilla de control de funcionamiento de equipos y servicios de la biblioteca, que permitiera realizar un control patrimonial del equipamiento de cada sector y una supervisión del funcionamiento de los mismos.

“El objetivo es cumplir con la normativa de control patrimonial y poder realizar un seguimiento día a día de todo el equipamiento de cada área, desde la cafetera hasta el funcionamiento de los servidores”, comenta Graciela Perrone.

Puesta en marcha

En las reuniones para el armado e implementación de la planilla de control participaron Graciela Perrone, Silvia Mei y Juan Escasena. Los requerimientos generales fueron planteados desde la Dirección y con ellos se confeccionaron diferentes modelos de planillas hasta que se llegó a la versión final de la misma.

A partir de entonces, el personal de cada sector es responsable de informar a la Coordinación de Administración acerca de los movimientos internos de los equipamientos y si se presenta algún inconveniente en el funcionamiento de los mismos.

Semanalmente, Juan es el encargado de registrar los datos en la planilla en donde se clasifica la información por colores: verde (funcionamiento correcto), amarillo (hay inconvenientes pero los equipos/servicios continúan funcionando), rojo (fuera de funcionamiento).

Implementación y resultados

Con la información recabada se realiza un resumen semanal con los problemas detectados (aquellos que figuran en amarillo y rojo) que es enviado a la Dirección. “El objetivo es que desde la Dirección y el área de Administración se acompañe el seguimiento que hace cada área de sus equipos y servicios para que, en caso de que surja algún inconveniente en el funcionamiento de los mismos, se puedan buscar alternativas más rápidas y efectivas para su solución”, comenta Graciela Perrone.

Entre los beneficios de la implementación de este nuevo procedimiento Juan destaca que no sólo permite cumplir con la normativa de la Administración Pública sobre control patrimonial, además, “cada área asume el cuidado por los bienes patrimoniales que le corresponden y permite un mejor seguimiento de las necesidades de reparación de los mismos”. El resultado: equipos y servicios funcionando correctamente para brindar mejores servicios a los usuarios.